El Instrumento anteriormente publicado, se aplicó a las Dependencias Administrativas, especificamente a: Administración - Secretaría y nos mostró los siguientes resultados:
Nombre del Departamento: Administración: Secretaría
Es un departamento conformado por (2) dos personas: Secretaria General y Auxiliar de Secretaria, que cumplen con las siguientes funciones:
SECRETARIA GENERAL:
.- Transcripción de notas.
.- Elaboración de títulos.
.- Boletines.
.- Matricula del plantel.
.- Resumen Final de Calificaciones.
.- Registros de títulos para enviar a la Zona Educativa y al Distrito Escolar.
.- Elaboracion de Cartas y Actas.
.- Elaboración de Notas Certificadas.
.- Constancias de: Inscripción, estudios, buena conducta y retiro, todo conjuntamente con el Dpto. de Control de estudios y Evaluación.
SECRETARIA AUXILIAR:
.- Transcripción de correspondencia de la dirección del plantel.
.- Archivar documentos de la dirección de la institución.
.- Elaboración de Carpetas de seguimientos para llevar a la Zona Educativa y al Distrito Escolar N°5.
Dichas funciones mencionadas anteriormente, permiten señalar de manera precisa el trabajo realizado por las Secretarias de la institución; las mismas dependen del Dpto de Administración, donde no existe un coordinador de departamento.
Las funciones que señalaron realizar fuera de sus labores principales son:
.- Llevar correspondencias a: La Zona Educativa y al Distrito Escolar.
El Dpto se rige por los lineamientos del Ministerio del Poder Popular para la Educación; no existe un ente encargado de dar inducciones del cargo,
por tanto es responsabilidad del director informar acerca de las responsabilidades a cubrir de acuerdo a las necesidades de la institución.
Ahora bien, es necesario comparar dichos resultados con el Manual del supervisor, director y docente (Reinaldo López Ordoñez, Volumen 5; 2010) y hacer enfásis en las posibles comparaciones o diferencias de información.
De dicho material consultado existen grandes diferencias al respecto, en el Manual se menciona a Secretaría como una unidad que forma parte de la Unidad de Servicios Generales (Recursos Humanos), en donde se planifican las actividades laborales del personal administrativo y obrero, dicha unidad se encuentra adscrita a la Sub-dirección Administrativa y la constituyen las secciones de: Mantenimiento, Secretaría y Reproducción.
Sin embargo, a manera informativa, las funciones que se cumplen por las secretarias según manual, tienen relación con respecto a las que nos muestra el instrumento aplicado.
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